Совещание: как провести его на «5»

Совещание: как провести его на «5»

По статистике, американский клерк посещает  более 60 совещаний в месяц. При этом почти 40% участников дремлют, а половина времени, отведенного на мероприятие, тратится впустую.

Как сделать рабочую встречу по-настоящему «рабочей». Чтобы не было «безумно жаль за бесцельно» просиженное время…

  1. «Огласите весь список, пожалуйста». И обязательно в письменной форме. Повестка должна быть сформирована заранее, четко сформулирована и донесена до каждого участника встречи. Минимум за день. Хороший прием – разработка шаблона встречи. После чего подготовка списка тем станет вопросом заполнения пробелов.
  2. Кто есть кто. Совещательная комната сравнима с космической станцией: нет случайных людей. Обязательно присутствие руководителя или decision-maker’а. Без него сложно сформировать важное решение. Если в списке участников встречается незнакомое имя, узнайте кто это. Сюрпризы на встрече нежелательны.
  3. Время пошлό. Регламентируйте продолжительность совещания, введите контролируемый хронометраж выступлений. Рабочее время, говорят, деньги. Его продуманное использование – часть производственной дисциплины. Установите точный час не только начала встречи, но и явку ее участников. Пятиминутная готовность, как на космодроме, означает, что все разговоры по мобильному телефону завершены.
  4. Управление – мать решения.  Будьте капитаном встречи. Не отступайте от принятой повестки, уделите время каждому пункту списка.  Если во время обсуждения возникает интересный поворот, не запланированный повесткой, сделайте акцент на этом вопросе. Но не углубляйтесь в него: «Интересный поворот. Давайте перенесем его обсуждение на другой раз».
  5. Понедельник начинается в субботу. Совещание – место обсуждения принципиальных вопросов. Какие проекты получат финансирование, какие нет. Серьезные решения требуют предварительной подводки. Обсудите ключевые кейсы за несколько дней до встречи, переговорив с каждым из участников. Пусть на это уйдет много времени, но так возрастают ваши шансы на успех. И минимизирует риски сюрпризов со стороны других участников.

Оставьте свой комментарий

Похожие записи